Wat is de uitdaging?
De uitdaging is om leads die binnenkomen via een formulier in WordPress automatisch binnen te halen in Superoffice en daar een account van te maken, met een contactpersoon en een verkoopkans.
Voor deze totaaloplossing gebruiken we een selfhosted lowcode server
Wat heb je nodig?
We hebben een aantal zaken nodig:
- WordPress met Gravity forms formulier;
- GravityExport Lite;
- FTP server;
- Superoffice met de DataBridge;
- N8N;
- MySQL database.
Zo op het oog bestaat deze oplossing uit aardig wat onderdelen maar wij adviseren bedrijven die geautomatiseerde ETL oplossing willen bouwen sowieso al N8N en MYSQL. In opdrachten gebruiken we MYSQL veel voor het tijdelijk opslaan van informatie.
GravityExport Lite module
Als je WordPress gebruikt dan ken je meestal ook wel Gravity forms, dit is een veelgebruikte oplossing om formulieren te laten invullen op je website.
Het uitgangspunt van de Gravity configuratie is:
- dat de leads terecht komen in een Excel of CSV bestand;
- je dit bestand automatisch kunt downloaden via een secret URL.
De configuratie spreekt voor zich en die leggen we hier niet in detail uit. Mocht je hulp nodig hebben dan kun je ons altijd vragen.
FTP server of S3
De meeste bedrijven hebben nog wel een FTP server, zoniet dan kan het ook via een S3 voorziening. Wij werken zelf ook veel met S3 via Digital Ocean.
In essentie halen we automatisch het bestand op uit de WordPress server, kijken via een vergelijking of er nieuwe leads zijn en sturen dit naar een FTP server zodat Superoffice er via de DataBridge bij kan.
Superoffice met DataBridge?
Wij denken dat deze module een hele mooie manier is om zonder eenvoudig bepaalde data in Superoffice te krijgen zonder maatwerk te hoeven maken. Met behulp van N8N kun je de data die DataBridge nodig heeft eenvoudig aanmaken.
Verbind SuperOffice CRM moeiteloos met verschillende platformen of gegevensbronnen in slechts enkele minuten. DataBridge verbetert de gebruikerservaring door toegang te geven tot informatie in verschillende systemen, waardoor de adoptie van CRM wordt vergemakkelijkt, de productiviteit wordt verhoogd, handmatige invoer van gegevens wordt geminimaliseerd en de noodzaak om tussen verschillende applicaties te wisselen wordt verminderd.
DataBridge biedt een gestroomlijnde, efficiënte en gebruiksvriendelijke interface voor gegevensinteractie.
Wij denken dat deze module een hele mooie manier is om zonder programmeren eenvoudig bepaalde data in Superoffice te krijgen zonder maatwerk te hoeven maken. Met behulp van N8N kun je de data die DataBridge nodig heeft eenvoudig aanmaken.
De basis is dat je een bestand, in dit geval een export van de leads uit een Gravity form, automatisch in Superoffice importeert. Zie hieronder een voorbeeld van de configuratie.
In de DataBridge kun je ook nog transformaties doen om de data nog eerst aan te passen. Deze transformaties zie je aan de rechterkant van het scherm staan.
Om dit proces uiteindelijk automatisch te laten verlopen zul je in Jobs een trigger moeten aanmaken. In ons geval is dat een Webhook URL die we kunnen aanroepen vanuit N8N. I.v.m. veiligheid hebben we de URL onzichtbaar gemaakt 🙂
De hele lowcode flow via N8N
In de hele oplossing is N8N de verbindende factor. Mocht je nog nooit eerder gekeken hebben naar lowcode automation oplossingen dan is het nu tijd om dat te doen. Zeker voor ETL is het echt niet meer nodig code te schrijven. Uiteraard kun je ook Zapier of Make.com gebruiken maar N8N is self-hosted een erg toffe oplossing.
In hoofdlijnen werkt de geautomatiseerde flow als volgt:
- start op een bepaald tijdstip;
- haal het leads bestand op
- doe een vergelijking tussen de leads die we al hebben en die we nog moeten importeren;
- maak van de nieuwe leads een bestand aan;
- stuur dit naar FTP;
- roep de Superoffice DataBridge trigger aan.
Als deze handelingen zijn gedaan dan zal Superoffice DataBridge de leads importeren.
