Originele artikel in Engels: What is a Visual Workflow? Examples and Benefits
Wat is een visuele workflow? Enkele voordelen en voorbeelden.
Eén van de meest opwindende dingen van Integromat is de manier waarop het je in staat stelt visuele workflows te bouwen zonder veel voorkennis. De enige voorkennis die je nodig hebt is kennis over de cloud apps die je gebruikt.
Visuele workflows worden gebouwd via de workflow builder van Integromat (ook wel visueel canvas genoemd) en vormen één van de bepalende kenmerken van het platform.
Technische en niet-technische gebruikers kunnen met Integromat eenvoudige en complexe visuele workflows bouwen – van nul af aan of met behulp van een workflow sjabloon – en op deze manier terugkerende taken automatiseren.
Maar wat zijn visuele workflows eigenlijk?
De term is zo diep geworteld in Integromat dat het gemakkelijk is te vergeten dat de meeste mensen geen idee hebben waar het over gaat.
Met deze blogpost proberen we dat te veranderen. In deze psrt bespreken we alles wat je moet weten over visuele workflows en geven we definities, voorbeelden en ideeën over de “visual first” benadering van workflows, app-integraties en automatisering.
Wat is een visuele workflow?
Een visuele workflow is een proces dat de gebruiker in staat stelt om een opeenvolgende serie van taken te bouwen met een “visual first” benadering en deze uit te voeren door gegevens van de ene taak naar de andere door te geven/sturen.
Je kunt een visuele workflow zien als een weg met haltes. Stel je voor dat je van punt A naar punt Z reist, met haltes op de punten B, C en D. Elke halte vertegenwoordigt een taak die moet worden voltooid om je naar je bestemming te brengen.
In de context van Integromat wordt deze opeenvolgingen van taken automatisch uitgevoerd door één of meer onderling verbonden cloud apps.
Het verbinden van deze cloud apps gebeurt via de visuele bouwer van het platform en de automatische uitvoering wordt bepaald door parameters die de gebruiker definieert.
Wat is het verschil tussen visuele workflows en “gewone” workflows?
Visuele en gewone workflows verschillen op twee punten:
- hoe je ze maakt;
- hoe ze worden weergegeven.
Reguliere workflows kunnen worden opgebouwd door middel van tekstinvoer of code.
Visuele workflows daarentegen worden gebouwd op platforms zoals Integromat, waar je elke stap van de workflow definieert en direct ziet, evenals de parameters die de workflow regelen en (in het geval van Integromat) de gegevens die in realtime door de workflow bewegen.
Wat zijn visuele workflow voorbeelden?
Je kunt duizenden visuele workflow voorbeelden bekijken in de template sectie van Integromat. Zolang gegevens van de ene plaats naar de andere bewegen en je de taken, cloud apps of elementen waaruit de workflow bestaat kunt zien, heb je een visuele workflow in handen.
Populaire voorbeelden van visuele workflows zijn onder andere:
- nieuwe leads uit Facebook Lead Ads opslaan in een Google Sheets spreadsheet;
- E-mailbijlagen verzenden naar een Google Drive-map;
- Gebeurtenissen aanmaken in Google Agenda voor Notion database-items.
Onnodig te zeggen dat dit geautomatiseerde visuele workflows zijn. Zodra ze actief zijn, werken ze op zichzelf en voeren ze de taak uit waarvoor ze zijn gecreëerd.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van visuele workflows?
Een beeld meer zegt dan duizend woorden, en dit geldt ook voor visuele workflows.
Wat de voordelen betreft, laten we beginnen met de voor de hand liggende: een betere gebruikerservaring.
Het is veel gemakkelijker om een visuele workflow te creëren dan een niet-visuele. Het zien van de stappen, acties en structuur van een workflow door middel van eenvoudige visuele elementen is gebruiksvriendelijker dan het lezen van een brok code of het doorlopen van een lijst-gebaseerde interface.
Functies zoals drag-n-drop, point-and-click en auto-align dragen bij aan een superieure gebruikerservaring als het gaat om het bouwen van workflows met een visuele benadering.
Ten tweede hebben visuele workflows een lagere instapdrempel voor niet-technische gebruikers.
Het gebruik van tekst of syntaxis om de stappen van een workflow te definiëren kan een uitdaging zijn voor gebruikers zonder technische achtergrond.
Anderzijds bieden platforms zoals Integromat duizenden eindpunten, functies en gegevensparameters waarbij je alleen de onderliggende concepten hoeft te begrijpen en vervolgens kunt toevoegen wat de workflow nodig heeft door te wijzen en te klikken.
Ten derde zijn visuele workflows gemakkelijker te wijzigen, te delen en na te maken.
Het is gemakkelijker om wijzigingen in een workflow aan te brengen als je de elementen waaruit hij is opgebouwd op het eerste gezicht duidelijk kunt zien.
Bovendien is een workflow die gemakkelijk te begrijpen is, ook gemakkelijk te delen en te repliceren, waardoor gebruikers tijd en middelen besparen die anders verloren zouden gaan in ellenlange toelichtingen.
Hoe creëer je visuele workflows met Integromat
De enige verplichte stap om te beginnen met het creëren van visuele workflows op Integromat is het aanmaken van een account (dat kan een gratis account zijn).
Zodra je een account hebt, hoef je alleen maar naar je dashboard te gaan, op “Create scenario” te klikken en te beginnen met creëren.
Je komt terecht op het visuele canvas van het platform, en dat is “where it all happens”.
In het geval je enige begeleiding wenst, raden we je aaan contact met ons op te nemen.
Tips voor succes bij het creëren van visuele workflows
De twee basistips die we kunnen delen met betrekking tot het maken van visuele workflows zijn vrij rechttoe rechtaan:
- ten eerste, leer hoe je de tool van je keuze gebruikt om visuele workflows te creëren. Of het nu Integromat is of een andere tool, zorg ervoor dat je de basisfunctionaliteiten ervan begrijpt (je kunt dit ook onderweg leren).
- ten tweede, bepaal wat je met de workflow wilt bereiken.
Enkele overpijnzingen
Visuele workflows winnen aan populariteit dankzij tools zoals Integromat, die het gemakkelijk maken om ze te bouwen, te begrijpen en te implementeren op elk denkbaar niveau.
In het verleden was het moeilijk, langzaam en duur om workflows te creëren, laat staan visuele. Tegenwoordig is het iets wat de meeste mensen in een paar minuten kunnen doen, en voor een fractie van wat het een paar jaar geleden kostte.
Maar het allerbelangrijkste is dat het creëren van visuele workflows een gebruiksvriendelijke manier is om ideeën tot leven te brengen.
Of het nu gaat om het verbeteren van de reactietijd van leads of het overbruggen van productiviteitskloven binnen het bedrijf, visuele workflows zijn een eenvoudige, toegankelijke en aantrekkelijke manier om coole dingen te laten gebeuren.
Veel plezier met automatiseren!